15 septiembre 2021

La colaboración híbrida puede llegar a ser compleja para las organizaciones. Tres conceptos clave para conectar equipos remotos y en la oficina.

El futuro del lugar de trabajo es híbrido y también lo es el futuro de la colaboración. El sesenta y ocho por ciento de las organizaciones globales planean experimentar con el trabajo híbrido, permitiendo a los colaboradores trabajar en parte en la oficina y en parte en casa o en un tercer lugar en diversos grados. Incluso las empresas que estarán principalmente en la oficina encontrarán trabajo híbrido  y eso significa que las personas colaborarán con una combinación de compañeros de equipo remotos y coubicados más que nunca.

Las organizaciones líderes están tomando medidas ahora para prepararse para un aumento significativo en la colaboración híbrida, a medida que más personas regresan a la oficina, para que puedan ser lo más productivas posible. Estas organizaciones reconocen cuánto necesitan la energía y el ambiente que impulsan la innovación y el crecimiento, pero entienden que si las personas luchan, se retirarán a sus hogares.

La colaboración híbrida es compleja

“A partir de ahora, cada espacio es un espacio de video. La gente pasa tanto tiempo ajustando los ángulos de la cámara y averiguando los flujos de contenido, están perdiendo la conexión humana y necesitamos facilitar las cosas «, dice Jessie Storey, gerente de diseño de Steelcase, que ha estado trabajando para mejorar la experiencia híbrida durante 15 años. Los problemas que enfrentaron las personas antes de la pandemia solo se acelerarán y las máscaras y el distanciamiento no ayudarán, señala Storey. 

Los problemas con los que los colaboradores lucharán son:

Entorno desigual: cuando los compañeros de equipo remotos no pueden ver ni oír, tienen que esforzarse más para participar. La causa fundamental de esa disparidad de presencia es la mala integración del espacio físico y las herramientas digitales.

Conexiones complejas: es difícil leer el lenguaje corporal, hacer contacto visual y sentir el estado de ánimo del grupo a través del video.

No participar: es difícil compartir contenido de una manera que atraiga tanto a los participantes en persona como a los participantes remotos. ¿Pueden los compañeros de equipo remotos ver si alguien está usando un marcador?

Inhibir la innovación: generar nuevas ideas es el tipo de colaboración más difícil. Estar activo puede ayudar a las personas a participar más y ser más creativas; eso es difícil para las videollamadas.

Tres conceptos clave para una mejor colaboración híbrida

Los investigadores, diseñadores y expertos en tecnología de Steelcase han desarrollado soluciones de colaboración para equipos globales durante más de una década, agregando aprendizajes clave sobre cómo ayudar a los equipos a trabajar a distancia. Estos conocimientos pueden ayudar a las organizaciones a prepararse para un futuro en el que la colaboración diaria se produzca entre una combinación de participantes remotos y ubicados en el mismo lugar, utilizando tecnología diversa y espacios de alto rendimiento:

Equidad:

Diseñe experiencias que eliminen la brecha de no estar coubicadas.

  • Permita que tanto los participantes remotos como los que comparten el mismo lugar se muevan por la oficina: los muebles móviles y las pantallas ayudarán. Los miembros del equipo remoto no siempre deben estar «en el escenario» junto al contenido.
  • Utilice cámaras en dispositivos compartidos e individuales, especialmente para equipos nuevos. Los dispositivos compartidos (vista de habitación) deben ser primarios y los dispositivos individuales (vista de cerca) secundarios.
  • Ayude a las personas a sentirse seguras en el video abordando la iluminación ambiental, de tareas y de la cámara. Las luces LED cálidas e intensas justo por encima de la altura de la cabeza y hacia los lados son las mejores para video.
  • Considere el tamaño del espacio, los límites, los materiales y la dirección de los micrófonos y los altavoces para obtener el mejor audio en ambos extremos.
  • Desarrollar protocolos y etiqueta compartidos más intencionales.

Compromiso

Utilice el espacio y la tecnología para fomentar interacciones naturales e inclusivas para participantes remotos y ubicados en el mismo lugar.

  • Organice participantes remotos y locales,  contenido digital y analógico para garantizar una participación equitativa. Algunas plataformas de software y sistemas de tecnología integrados admiten el uso de múltiples pantallas que permiten que las personas y el contenido se separen creando una experiencia más equitativa.
  • Diseño para el campo de visión de la cámara (es decir, 90, 120 grados). Asegúrese de que los participantes remotos puedan ver a las personas y el contenido. Las cámaras de videoconferencia con tecnología de inteligencia artificial permiten un gran angular y nuevas formas de mejorar el contenido analógico virtualmente. 
  • Utilice herramientas de creación de contenido compartido que brinden acceso equitativo a información digital y analógica y habiliten múltiples modos de colaboración.

Facilidad

Habilite transiciones simples y sin problemas entre múltiples interfaces, pantallas y experiencias.

  • Los dispositivos compartidos deben conectarse fácilmente con los dispositivos personales y permitir que las personas interactúen con ambos cuando sea necesario.
  • Asegúrese de que tanto los participantes remotos como los que comparten la ubicación tengan líneas de visión limpias para las personas y el contenido. El mobiliario flexible y / o el uso de dispositivos móviles le permiten trasladar a los participantes ubicados en el mismo lugar o remotos para brindarles la mejor vista a medida que evoluciona la reunión.
  • La gama de experiencias tecnológicas debe funcionar en conjunto y emparejarse con una variedad de dispositivos y soluciones de software. Si bien su organización puede favorecer una plataforma, las personas que realizan conexiones externas pueden necesitar usar una variedad de soluciones.

La realidad es que, el trabajo híbrido es un tema real y que lo estamos viviendo actualmente, los desafíos que hemos podido ver y presentar, durante el tiempo del trabajo remoto, fortalecieron la manera de trabajar fuera de la oficina, dando paso a nuevas herramientas de trabajo y el poder elegir desde donde trabajar, sin que esto afecte la productividad.

Fuente: Steelcase

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